Quantos de nós chegam ao fim do dia e ficam com a sensação que passou rápido demais?
Quantos de nós fazem um plano diário e no final do dia percebem que não o conseguem cumprir?
Estas questões são muito comuns, mas existem formas de gerir melhor o seu tempo e fazer com que as 24 horas de cada dia sejam melhor aproveitadas…
Muitas vezes o tempo de facto parece não chegar para tudo o que temos de fazer durante o dia, especialmente se desempenharmos cargos de responsabilidade ou de polivalência. Na maior parte das vezes atribuímos essa sensação ao excesso de trabalho. Contudo, excesso de trabalho é relativo e muitas vezes não é o “excesso de trabalho” a real causa de não conseguirmos ter tempo para tudo mas sim a forma como fazemos a gestão desse tempo.
Vejamos então algumas formas para gerir melhor o tempo e ser mais eficiente:
- Planeie, pois sem planeamento não saberá o caminho a seguir para chegar onde quer
Começar a semana de trabalho com um plano de atividades e ajustá-lo diariamente ao que será necessário fazer no dia seguinte é uma ótima forma de orientação para resultados. Este tempo que gasta no planeamento pode ser o tempo melhor gasto de toda a semana/ dia, pois ao fazê-lo é mais provável que se ocupe das tarefas importantes e perca menos tempo em atos infrutíferos.
- Estabeleça objetivos e prioridades
Para ter um bom desempenho no trabalho é importante saber onde quer chegar (definir objetivos), priorizar (que tarefas devem ser feitas em primeiro lugar) e temporizar (atribuir, de forma realista mas ambiciosa, o tempo de realização de cada tarefa). Deste modo irá controlar melhor o tempo que ocupa em cada tarefa, sendo mais fácil chegar ao fim do dia com o plano cumprido;
- Considere as pausas necessárias
Não vale a pena fazer um plano demasiado rígido que depois não vai conseguir cumprir. Naturalmente são necessárias e aconselhadas pausas durante o período de trabalho e estas devem ser aproveitadas para descansar, fazer uma refeição, fazer exercício, meditar, etc…pois este período de recuperação é fundamental para ter energia no desempenho das tarefas diárias;
- Discipline-se e saiba dizer “não”
Não permita ser constantemente interrompido (a não ser que o tipo de trabalho, ex. atendimento ao cliente, o implique naturalmente). Se necessário explique aos seus colegas ou funcionários que não está disponível para interrupções “fora de horas” e agende essa conversa/tarefa para depois – eles não só vão compreender como vão perceber que é um profissional focado nos seus objetivos;
- Evite distrações
Evite qualquer tipo de distração que não esteja associada ao trabalho ou às tarefas que está a desempenhar, ex. estar constantemente a receber notificações das redes sociais no computador ou telemóvel. Estipule um horário diário para verificação da caixa de correio eletrónico para evitar estar constantemente a tratar de correspondência muitas vezes não urgente ou tão importante, em relação às tarefas que interrompe por esse motivo;
- Cumpra o horário
Mesmo que por vezes seja mesmo necessário trabalhar até mais tarde, não se permita ganhar o hábito de o fazer constantemente pois isso só o irá desgastar e a fatura será paga pela perda de produtividade associada nos dias seguintes…;
- Não se perca em preciosismos
Sem prejuízo do seu brio profissional tente não ser perfecionista em demasia – a eficiência é fazer o que está definido no menor tempo possível e não fazer o melhor possível durante o tempo necessário…
- Observe o ambiente e avalie as ferramentas
Analise o seu ambiente e ferramentas de trabalho e de que forma é que estes o ajudam ou prejudicam no que respeita à gestão do seu tempo. Por exemplo, a desorganização do espaço de trabalho ou a utilização de tecnologias lentas ou demasiado complexas são fatores que podem estar a fazê-lo perder mais tempo do que é necessário. Neste caso, veja o que pode mudar para ser mais eficiente.
A equipa do SYDFACT sabe que a gestão do tempo é fundamental para se fazer bem e mais, ou seja, para se ser produtivo e eficiente. Este é um dos princípios de desenvolvimento do SYDFACT, enquanto programa certificado de faturação.
Sendo uma ferramenta necessária à utilização diária e constante por parte de milhares de utilizadores, a forma simples como está concebido e as diversas funcionalidades que inclui permitem uma ótima gestão do tempo e, consequentemente, a obtenção de melhores resultados.
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