Obrigações fiscais para empresas e trabalhadores independentes

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Se pretende exercer uma atividade empresarial ou profissional saiba quais as suas principais obrigações fiscais.

1 – Qual o primeiro passo?

Em primeiro lugar deve apresentar, antes do seu início, a declaração de início de atividade. A declaração de início de atividade pode ser entregue através do Portal das Finanças, em sessão segura, indicando o seu número de identificação fiscal e a sua senha de acesso.

2 – Como preencher a declaração de início de atividade?

As principais informações que deverá preencher estão relacionadas com o tipo de atividade que irá desenvolver, com o volume de negócios esperado e com o regime de IVA aplicável.

Para perceber exatamente como deve preencher a declaração, recomendamos que visualize os diferentes tutoriais da Autoridade tributária:

3 – Qual o seu enquadramento a nível de IRS?

a) Regime Simplificado

Ficará automaticamente enquadrado no Regime Simplificado se o valor anual de rendimentos estimado da categoria B, indicado na declaração, for igual ou inferior a 200.000 €, salvo se optar pelo Regime de Contabilidade Organizada na Declaração de Início de Atividade.

b)  Regime de Contabilidade Organizada

Ficará automaticamente enquadrado no Regime de Contabilidade Organizada se o valor anual de rendimentos estimado da categoria B, indicado na declaração, for superior a 200.000 €.

4 – Qual o regime de IVA que lhe é aplicável?

Principais regimes de tributação

  • Regime Normal, aquando do exercício de uma atividade sujeita a IVA (não isenta nos termos da legislação em vigor, nomeadamente nos termos dos artigos 9.º, 53.º e 60.º)
  • Atividades isentas nos termos do art.º 9.º do CIVA, ex. serviços médicos.
  • Atividades ao abrigo do regime especial de isenção, nos termos do art.º 53.º do CIVA (sem contabilidade organizada, sem importação/ exportação, a que não seja aplicável o anexo E e com volume de negócios anual até 10.000€)
  • Atividades ao abrigo do regime especial dos pequenos retalhistas, de acordo com o art.º 60.º do CIVA (ser retalhista sem contabilidade organizada, sem importação/ exportação/ operações intracomunitárias, a que não seja aplicável o anexo E, com volume de compras até 50.000€ e com volume anual de prestação de serviços, se aplicável, até 250 €)

5 – Que outras obrigações deve cumprir?

 No caso de estar abrangido pelo regime normal de tributação:

a) Deverá apresentar a Declaração periódica e pagamento do respetivo imposto, mensal ou trimestralmente.

b) Deverá apresentar a Declaração recapitulativa, quando efetue transmissões intracomunitárias de bens e/ou prestações de serviços a sujeitos passivos doutros Estados-Membros, mensal ou trimestralmente.

c) Deverá submeter os Anexos à Declaração Anual de informação contabilística e fiscal. (Se tiver contabilidade organizada deve apresentar os anexos L, M, N, O e P).

Nota: mesmo que em determinado período de imposto não exerça a atividade ou não receba rendimentos subsiste a obrigação de entrega das declarações periódicas.

Em qualquer regime de tributação:

a) Está obrigado a emitir fatura eletrónica com a menção respetiva ao IVA aplicável ou ao artigo que confere a respetiva isenção.

b) Deverá comunicar as faturas emitidas até ao dia 25 do mês seguinte ao da sua emissão, por transmissão eletrónica de dados, através do ficheiro SAF-T gerado pelo programa de faturação certificado – SYDFACT.

c) Deverá submeter a Declaração de alterações, quando ocorra qualquer alteração aos dados constantes no registo de contribuinte, no prazo de 15 dias a contar da data da alteração.

d) No caso de cessar atividade deverá apresentar a Declaração de cessação, no prazo de 30 dias a contar da data da cessação.

6 – Que registos deve manter se não possuir contabilidade organizada?

Caso não tenha contabilidade organizada, deve possuir e manter atualizados determinados livros de registo. Contudo, fica dispensado de utilizar os livros referidos se, não sendo obrigado a dispor de contabilidade organizada, possuir um sistema de contabilidade que permita o apuramento e fiscalização do imposto.

a) Livros obrigatórios se for trabalhador independente (rendimentos profissionais)

  • Livro de registo de serviços prestados
  • Livro de registo de despesas e de operações ligadas a bens de investimento

b) Livros obrigatórios se for retalhista ao abrigo do Regime Especial dos Pequenos Retalhistas

  • Livro de registo de compras, vendas e serviços prestados
  • Livro de registo de despesas gerais e operações ligadas a bens de investimento

c) Livros obrigatórios para empresas (rendimentos empresariais)

  • Livro de registo de compras de mercadorias
  • Livro de registo de matérias-primas e de consumo
  • Livro de registo de vendas de mercadorias
  • Livro de registo de vendas de produtos fabricados
  • Livro de registo de serviços prestados
  • Livro de registo de despesas e de operações ligadas a bens de investimento
  • Livro de registo de mercadorias, matérias-primas e de consumo, de produtos fabricados e outras existências à data de 31 de dezembro de cada ano

7 – Como pode parametrizar o IVA aplicável às suas faturas no SYDFACT?

 De forma muito prática, o SYDFACT já está parametrizado, por defeito, para as taxas de IVA em vigor, permitindo ainda que o utilizador parametrize qual o motivo da isenção, no caso de faturar bens ou serviços isentos.

Se no seu caso comercializar diferentes tipos de bens ou serviços, cujas taxas de IVA diferem entre si, poderá colocar por defeito a taxa de IVA que surge com mais frequência e depois, em cada fatura, alterar o motivo da isenção quando necessário.

 

 8 – Como poderá verificar no SYDFACT o valor total do IVA que deverá pagar ao Estado?

 Através das ferramentas de visualização e impressão de listagens e estatísticas disponíveis no SYDFACT, nomeadamente através da função “Resumo do I.V.A.”, poderá verificar para qualquer intervalo de tempo, entre datas que selecione, qual o IVA que faturou e que deverá entregar ao estado. Esta é uma ferramenta extremamente útil à contabilidade, facilitando o acesso à informação e a gestão do imposto a pagar periodicamente (mensal ou trimestralmente).

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Como decidir que tipo de fatura emitir?

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A legislação fiscal aplicável à transmissão de bens ou serviços obriga à emissão de documentos que façam prova dessas operações. Para tal, prevê a possibilidade de emitir vários tipos de documentos consoante o tipo de atividade, o tipo de operação e os valores envolvidos. É o caso da possibilidade de emitir faturas simplificadas em vez de faturas.

Como decidir que tipo de fatura emitir?

Não se trata de uma decisão somente sua. É certo que é obrigatória a emissão de uma fatura ou documento equivalente, mas existem condições de admissibilidade para a emissão de faturas simplificadas.

De acordo com o atual CIVA, a fatura simplificada pode ser emitida no caso de transmissões de bens e prestações de serviços cujo imposto seja devido em território nacional, nas seguintes situações:

– Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos de IVA, quando o valor da fatura não for superior a 1000€ (caso o valor da transação exceda os 1000€, é obrigatório emitir uma fatura mesmo para consumidores finais/ não passivos de IVA);

– Outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a 100€ (mesmo para sujeitos passivos de IVA).

Estas são as regras. No entanto existem dúvidas que podem permanecer:

Então porque não emitir sempre a fatura?

Qual a vantagem de emitir a fatura simplificada?

Na prática, a possibilidade de emitir uma fatura simplificada em vez de uma fatura serve exatamente para descomplicar e agilizar a faturação no comércio a retalho. Tornar-se-ia demasiado burocrático que em qualquer venda fosse obrigatório registar todos os dados do consumidor final exigidos na emissão de faturas.

Assim, para a maior parte do comércio a retalho torna-se prático, tanto para o comerciante como para o consumidor, que sejam emitidas faturas simplificadas, sendo no entanto obrigatória a colocação do NIF caso o cliente assim o solicite.

Já quando se trata de transações entre empresas é expectável e útil que estas queiram justificar devidamente todas as aquisições de bens ou serviços, pelo que é lógico que se emitam faturas com todos os dados do cliente.

Importa também realçar que, na emissão de faturas simplificadas, quando o consumidor final não solicita a colocação do seu NIF, no local de este deveria constar deverá aparecer a expressão “consumidor final” e nunca qualquer outro número tal como o 999999990. O número 999999990 é utilizado unicamente para efeitos do SAF-T.

Com o SYDFACT, o programa de faturação certificado mais simples de utilizar, tem a possibilidade de emitir qualquer um destes tipos de documentos e outros tantos correlacionados com a faturação da sua empresa.

Para emitir faturas simplificadas basta criar um cliente ao qual designará, por exemplo “Consumidor Final”, e ao qual não deverá atribuir qualquer dado de identificação.

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