Por outro lado, podemos tamb\u00e9m falar de uma \u201cinadimpl\u00eancia negligente ou passiva\u201d, ou seja, quando o cliente, sem querer, falta \u00e0s suas obriga\u00e7\u00f5es no que respeita a pagar os servi\u00e7os ou bens que adquiriu. Este tipo de inadimpl\u00eancia \u00e9 mais comum do que se pode pensar e acontece muitas vezes devido \u00e0\u00a0falta de organiza\u00e7\u00e3o e de ferramentas adequadas a uma boa gest\u00e3o da fatura\u00e7\u00e3o da pr\u00f3pria empresa.<\/p>\n
Ora vejamos alguns simples motivos que podem agravar a frequ\u00eancia das d\u00edvidas por parte dos seus clientes:<\/p>\n
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- Faturas emitidas tardiamente<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
Muitas vezes, por dificuldades internas no processo de fatura\u00e7\u00e3o, as faturas s\u00e3o emitidas e enviadas aos clientes tarde e a m\u00e1s horas, o que implica imediatamente que a sua liquida\u00e7\u00e3o seja tamb\u00e9m efetuada mais tarde. Estas situa\u00e7\u00f5es poder\u00e3o ser graves, especialmente quando, devido a m\u00e1 gest\u00e3o interna da informa\u00e7\u00e3o, as faturas s\u00e3o emitidas muito tarde, por exemplo, v\u00e1rios meses ap\u00f3s a data correta. Se a cobran\u00e7a destas faturas for efetuada por d\u00e9bito direto, o mais prov\u00e1vel \u00e9 que a transa\u00e7\u00e3o n\u00e3o seja concretizada (porque o cliente pode n\u00e3o estar preparado para aquela opera\u00e7\u00e3o naquele momento).<\/p>\n
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- Faturas sem indica\u00e7\u00e3o do(s) meio(s) de pagamento<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
Um dos elementos b\u00e1sicos que devem ser sempre inclu\u00eddos na fatura \u00e9 a forma de pagamento, seja a refer\u00eancia multibanco seja o n\u00famero da conta para a qual dever\u00e1 ser transferido o valor. Se esta informa\u00e7\u00e3o n\u00e3o estiver na fatura \u00e9 muito f\u00e1cil que o cliente coloque o documento de lado (para procurar essa informa\u00e7\u00e3o mais tarde e fazer o pagamento) e que este fique esquecido durante algum tempo.<\/p>\n
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- Comunica\u00e7\u00e3o interna deficiente<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
Quando a fatura\u00e7\u00e3o de bens ou servi\u00e7os n\u00e3o \u00e9 efetuada a pr\u00e9 ou pronto pagamento, pode acontecer\u00a0que falhas na comunica\u00e7\u00e3o, entre os diferentes departamentos da empresa, levem a que se perca informa\u00e7\u00e3o relevante e que determinados bens ou servi\u00e7os n\u00e3o sejam sequer faturados. O ideal nestas situa\u00e7\u00f5es \u00e9 que o sistema de gest\u00e3o interno permita garantir que todos os servi\u00e7os prestados ou bens vendidos sejam devida e atempadamente comunicados ao departamento de fatura\u00e7\u00e3o. Do mesmo modo que os departamentos comercial e operacional dever\u00e3o poder, a qualquer momento, aferir os extratos de conta\u00a0dos clientes, de modo a que possam agir em conformidade, por exemplo, ajudar a\u00a0interceder junto dos clientes, em caso de pagamentos em atraso.<\/p>\n
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- M\u00e1 gest\u00e3o interna dos timings da cobran\u00e7a<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
Vender e faturar de nada valem se n\u00e3o estiver montado um bom sistema interno de cobran\u00e7as. Muitas empresas, por falta de recursos humanos ou de sistemas de informa\u00e7\u00e3o adequados que mantenham a informa\u00e7\u00e3o sobre as d\u00edvidas atualizada, deixam o processo de cobran\u00e7as em marcha lenta. Muitas destas faturas por cobrar, quando s\u00e3o alvo de um processo de cobran\u00e7a, j\u00e1 se tornaram incobr\u00e1veis (ou porque o cliente est\u00e1 incontact\u00e1vel, ou porque o cliente faleceu, ou porque a empresa fechou, etc). Entretanto, muitos recursos internos respeitantes \u00e0 presta\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o ou venda dos bens foram gastos e n\u00e3o haver\u00e1 o respetivo retorno\u2026<\/p>\n
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- Inexist\u00eancia de procedimentos concretos<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
\u00c9 important\u00edssimo que existam procedimentos concretos sobre como efetuar as cobran\u00e7as, por exemplo, se a um primeiro telefonema se antecede um e-mail com um extrato de conta do cliente, quanto tempo dever\u00e1 demorar o intervalo entre cada passo que envolve a cobran\u00e7a, a partir de quando \u00e9 que se procede \u00e0 interrup\u00e7\u00e3o da presta\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o ou fornecimento de bens e quando deve o processo ser encaminhado juridicamente. Procedimentos concretos s\u00e3o guidelines fundamentais para evitar a dispers\u00e3o dos cobradores em procedimentos menos eficazes e permitem tamb\u00e9m avaliar a sua efic\u00e1cia, sinalizar necessidades de altera\u00e7\u00f5es e melhorar.<\/p>\n
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- Perfil inadequado do cobrador<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
N\u00e3o diferente de qualquer outro funcion\u00e1rio que lide diretamente com clientes, aquele que tem a fun\u00e7\u00e3o de cobrar deve ter um perfil adequado a essa fun\u00e7\u00e3o. A comunica\u00e7\u00e3o com os clientes pode fazer toda a diferen\u00e7a entre manter ou perder esses clientes\u2026.H\u00e1 que saber ser objetivo, incisivo, sensato e assertivo. Mas antes de qualquer uma destas caracter\u00edsticas, o cobrador deve conhecer muito bem o comportamento do cliente no que respeita ao pagamento das suas faturas e ao relacionamento comercial com a empresa. Existem bons clientes que mesmo demorando algum tempo a liquidar as suas faturas, fazem-no e podem representar uma parte importante da rentabilidade da empresa, pelo que devem ser abordados com a devida prud\u00eancia. Independentemente do tipo (peso) de cada cliente, a abordagem deve ser sempre o mais profissional poss\u00edvel.<\/p>\n
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Solu\u00e7\u00f5es SYDFACT<\/strong><\/p>\n
Com o SYDFACT a fatura\u00e7\u00e3o \u00e9 muito r\u00e1pida e eficaz. \u00c9 poss\u00edvel parametrizar \u00e0 cabe\u00e7a todos os detalhes dos artigos, bem como, todas condi\u00e7\u00f5es aplic\u00e1veis a cada clientes, tais como tipo de pre\u00e7os, condi\u00e7\u00f5es de pagamento, entre outros o que torna todo o processo muito simples, mesmo que o input para a fatura\u00e7\u00e3o se atrase um pouco.<\/p>\n
\u00c9 tamb\u00e9m poss\u00edvel colocar notas internas sobre os clientes de modo a que seja poss\u00edvel ter uma esp\u00e9cie de c\u00e1bula sobre o procedimento espec\u00edfico a adotar aquando da fatura\u00e7\u00e3o e respetiva cobran\u00e7a.<\/p>\n
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<\/p>\nPrecisa de referenciar o NIB para o qual devem ser efetuados os pagamentos? Nada mais simples de resolver com este programa de fatura\u00e7\u00e3o certificado! Basta que parametrize em todos os documentos de venda e outros, tais como o modelo de e-mail que acompanha os extratos de conta-cliente, para que o NIB (IBAN) seja inclu\u00eddo automaticamente. Assim n\u00e3o h\u00e1 como falhar.<\/p>\n
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<\/p>\nNo momento de efetuar as cobran\u00e7as, com o SYDFACT basta selecionar os clientes com faturas por liquidar em \u201cSaldos de clientes\u201d e selecionar a op\u00e7\u00e3o \u201cclientes com saldo positivo\u201d, ou seja, com faturas por liquidar.<\/p>\n
![\"cobrancas_5\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.sydfact.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/cobrancas_5.png?resize=586%2C382&ssl=1\")
<\/p>\nConhecer o comportamento do cliente no que respeita \u00e0 liquidez das suas faturas \u00e9 bastante simples com o SYDFACT. Facilmente poder\u00e1 aceder ao extrato de conta de cada cliente, sabendo assim, a qualquer momento, quanto j\u00e1 foi faturado, o que j\u00e1 foi pago e o que est\u00e1 pendente.<\/p>\n
![\"cobran\u00e7as_3\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.sydfact.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/cobran%C3%A7as_3-1.png?resize=789%2C511&ssl=1\")
<\/p>\nA assertividade no contato com o cliente no momento da cobran\u00e7a est\u00e1 tamb\u00e9m espelhada na forma como \u00e9 feita a comunica\u00e7\u00e3o. Com o SYDFACT poder\u00e1 optar por parametrizar os textos de e-mail, de modo a garantir que seguem de acordo com a melhor abordagem. Assim, se parametrizar essa informa\u00e7\u00e3o, ter\u00e1 a certeza que, pelo menos, as comunica\u00e7\u00f5es escritas respeitantes ao processo de cobran\u00e7a seguem de forma assertiva.<\/p>\n
![\"cobran\u00e7as_2\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.sydfact.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/05\/cobran%C3%A7as_2-1.png?resize=1255%2C399&ssl=1\")
<\/p>\nEstes s\u00e3o apenas alguns detalhes do SYDFACT que revelam as v\u00e1rias e \u00fateis funcionalidades deste programa de fatura\u00e7\u00e3o certificado.<\/p>\n
N\u00e3o hesite em experimentar gratuitamente e durante o tempo que precisar. Fa\u00e7a o download da aplica\u00e7\u00e3o de teste em www.sydfact.com<\/a><\/p>\n
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O atraso no pagamento das faturas pode arrasar com a sa\u00fade da tesouraria da sua empresa. Mesmo quando a carteira de clientes \u00e9 bem gerida, acontece que, por v\u00e1rios motivos externos e internos, as d\u00edvidas surgem e por vezes permanecem. Numa economia fr\u00e1gil como a atual portuguesa, muitas PME\u2019s lidam frequentemente com clientes incumpridores. O<\/p>\n
- Perfil inadequado do cobrador<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
- Inexist\u00eancia de procedimentos concretos<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
- M\u00e1 gest\u00e3o interna dos timings da cobran\u00e7a<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
- Comunica\u00e7\u00e3o interna deficiente<\/u><\/li>\n<\/ul>\n
- Faturas sem indica\u00e7\u00e3o do(s) meio(s) de pagamento<\/u><\/li>\n<\/ul>\n