Guias de transporte – regras gerais

A colocação de bens em circulação obriga à emissão de guias de transporte. Verifique quais as principais regras aplicáveis à emissão das guias de transporte:

1 – O que são guias de transporte?

São documentos de transporte que acompanham os bens em circulação, em território nacional. Saiba mais sobre os bens em circulação sujeitos às presentes regras em Quais os bens em circulação que devem ser obrigatoriamente acompanhados de guia de transporte?

2 – Quem é obrigado a emitir guias de transporte?

As guias de transporte devem ser emitidas pelos sujeitos passivos de IVA, que sejam remetentes dos bens e pelos detentores dos bens. Os sujeitos passivos de IVA são as pessoas singulares ou coletivas que exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços.

3 – Que dados devem conter as guias de transporte?

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
– nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens;
– nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
– número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
– menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA;
– designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
– locais de carga e descarga;
– data e a hora em que se inicia o transporte.

4 – Quando devem ser emitidas as guias de transporte?

As guias de transporte devem ser emitidas antes do início do transporte.

5 – O que pode substituir as guias de transporte?

A fatura pode substituir a guia de transporte, desde que inclua a indicação dos locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia o transporte.
Sendo utilizada como documento de transporte, a fatura deve ser impressa em triplicado e acompanhar os bens durante a respetiva circulação.

6 – As guias de transporte devem ser sempre impressas?

Caso seja efetuada a comunicação da guia de transporte à AT e devidamente rececionado o respetivo código de identificação atribuído pela AT, este substitui o documento em papel não sendo necessário imprimir a guia. Neste caso, o transportador da mercadoria deve saber informar as autoridades sobre o código respeitante aos bens em circulação, em caso de inspeção.

No caso de ser a fatura a substituir a guia de transporte, é obrigatório imprimir a guia em triplicado.

No caso de ser emitido um documento de transporte global o mesmo deve ser impresso.

No caso de inoperacionalidade do sistema informático, impossibilitando a obtenção do código de identificação atribuído pela AT, previamente ao início do transporte, deverá imprimir a guia de transporte, aconselhando-se também a impressão de comprovativos em como não foi possível obter o código.

7- O que é um documento de transporte global?

Um documento de transporte global é um documento emitido quando o destinatário dos bens não seja conhecido, no momento da saída dos bens.
A emissão do documento de transporte global obriga à emissão de um documento de entrega efetiva do bem ao destinatário ou, no caso de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente, o registo em documento próprio (folha de obra ou outro documento equivalente).

8 – Como proceder quando os bens a transportar serão repartidos por vários veículos?

Se os bens a circular forem repartidos por diferentes veículos, cada veículo deverá ser acompanhado da respetiva guia de transporte. No entanto, não é obrigatória a referência da matrícula na guia de transporte – tal menção pode constar opcionalmente uma vez que pode ajudar na organização do transporte.

9 – Qual a diferença entre emissão ou processamento de uma guia de transporte e comunicação dos elementos da guia de transporte?

A emissão ou processamento das guias de transporte é a emissão de um documento com os dados do transporte e que acompanha os bens em circulação. Trata-se de uma obrigação transversal a todos os sujeitos passivos de IVA.

A comunicação dos elementos das guias de transporte é a transmissão dos dados à Autoridade Tributária, obrigatória apenas para alguns sujeitos passivos de IVA.

10 – Quem está obrigado à comunicação dos elementos dos documentos de transporte?

Estão obrigados à comunicação dos elementos dos documentos de transporte os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios superior a € 100 000. Caso não seja este o seu caso é obrigado a emitir as guias de transporte e a imprimir as mesmas mas não a comunicar à AT.

11 – Quais os documentos de transporte que se encontram excluídos da obrigação de comunicação?

Encontram-se excluídos da obrigação de comunicação os elementos dos documentos de transporte em que o destinatário ou adquirente seja consumidor final.

12 – Quando se considera cumprida a obrigação de comunicação dos elementos do documento de transporte nos casos de comunicação por transmissão eletrónica de dados?

A obrigação de comunicação considera-se cumprida no momento em que é disponibilizado o código de identificação atribuído ao documento.

13 – Não sendo exigível uma guia de transporte nos termos do Regime de Bens em Circulação (RBC), é obrigado a justificar os bens transportados?

Nos casos em que não é obrigatória a emissão de uma guia de transporte, pode ser solicitada a prova da proveniência e destino dos bens. Tal prova pode ser feita mediante a apresentação de um documento comprovativo da natureza e quantidade dos bens, da sua proveniência e destino.

Assim, mesmo nestes casos, recomendamos que seja emitida uma guia de transporte ou documento equivalente.

14 – Como poderá comunicar os dados à AT?

A comunicação por transmissão eletrónica de dados é normalmente efetuada:

– por transmissão eletrónica em tempo real, utilizando o Webservice disponibilizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT); ou
– através do envio de ficheiro exportado pelo SYDFACT, recorrendo à aplicação de envio de dados disponibilizada no Portal das Finanças.

Para mais informações aceda a www.sydfact.com e entre em contato com a nossa equipa técnica.

15 – O que deverá fazer em caso de inoperacionalidade do seu sistema informático?

A comunicação poderá ser efetuada por telefone, desde que devidamente comprovada pelo respetivo operador de telecomunicações.
Adicionalmente deverá, até ao 5º dia útil seguinte ao do início do transporte, completar a informação sobre o documento de transporte através da comunicação por transmissão eletrónica de dados.

Recomenda-se que anexe à guia de transporte impressa e que acompanha os bens em circulação, o comprovativo em como não foi possível fazer a comunicação à AT antes do início do transporte.

16 – O que deverá fazer em caso de inoperacionalidade do sistema informático da AT?

Em caso de inoperacionalidade do sistema da AT deverá imprimir a guia de transporte e comunicar à AT, no prazo máximo de 5 dias.

Recomenda-se que anexe à guia de transporte impressa e que acompanha os bens em circulação, o comprovativo em como não foi possível fazer a comunicação à AT antes do início do transporte.

 

As informações constantes no presente artigo não substituem a consulta da legislação em vigor sobre o Regime de bens em circulação ou às entidades competentes.

 

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