Faturação – porquê criar séries de numeração?

A numeração dos documentos emitidos pelos programas de faturação tem regras específicas legalmente regulamentadas.

O SYDFACT, enquanto programa de faturação certificado, cumpre com todas as regras que lhe são aplicáveis. No entanto, no que respeita à numeração dos documentos é importante saber que regras ficam do lado do utilizador do programa, nomeadamente a criação de séries.

De acordo com o Despacho n.º 8632/2014 de 03/07:

– “todos os tipos de documentos, identificados através das respetivas designações, deverão ser emitidos cronologicamente em uma ou mais séries, convenientemente referenciadas, de acordo com as necessidades comerciais, devendo ser datados e numerados de forma progressiva e contínua, dentro de cada série (…)”

Assim, e de acordo com as regras SAF-T, os documentos devem ser emitidos no formato “tipo de documento + Série + Número”, em que:

– no tipo de documento é colocado o código interno do mesmo, ex. FCT (para faturas), FTR (para fatura-recibo), NCR (para notas de crédito) e assim sucessivamente;

– na série é colocado o código interno escolhido segundo os critérios específicos de cada empresa, ex. 2016 (ano, caso queira organizar as séries por anos);

– e no número é colocado o número sequencial de cada documento emitido, dentro do mesmo tipo.

Porquê criar séries de numeração?

A criação de séries distintas pode ser uma boa forma de organizar administrativamente a faturação da sua empresa. Tudo depende das suas necessidades específicas.

Alguns exemplos da aplicação de diferentes critérios na criação de séries são:

  • A referenciação do ano, ex. FCT 2016-000001
  • A referenciação ao ano e do local de faturação, ex. FCT 16LX-000001
  • A referenciação ao tipo de cliente através de código e letras, ex. para cliente final – FCT A-000001 e para cliente revendedor – FCT B-000001

Podem existir tantas séries quantas as que forem necessárias à boa gestão interna da faturação da sua empresa, desde que respeitem a numeração sequencial e que permaneçam durante, pelo menos, um ano fiscal.

Em que outras situações pode ser útil criar uma nova série de numeração?

Se houver um engano na data de emissão do documento e introduzir uma data posterior à real, uma vez que os documentos também devem ser datados sequencialmente, poderá contornar a situação criando uma nova série para continuar a faturar com datas corretas.

Com o SYDFACT não precisa de se preocupar. O próprio programa deteta que já existe um documento emitido dentro da série com data posterior à real, avisa e impede-o de continuar a emitir documentos nessa série.

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Assim, não há como incorrer em contra-ordenação.

Como são numerados os documentos no SYDFACT?

Não diferente das restantes características e funcionalidades do SYDFACT, a numeração dos documentos da sua empresa é facilitada e muito simples de efetuar. O SYDFACT já está preparado para numerar automaticamente todos os seus documentos de faturação, deixando apenas ao seu critério a definição dos caracteres que irão identificar as suas séries. Por outras palavras, no que respeita á numeração dos documentos, já estão pré-definidos os códigos dos diferentes tipos de documentos e cada vez que é emitido um novo documento, o programa assume automaticamente o número sequencial correto.

Como criar séries de documentos no SYDFACT?

Basta aceder a “Manutenção e utilitários” e a “Séries de numer. docs.” e criar as suas séries.

criarnovaserie

Ao criar uma nova série, esta ficará automaticamente disponível para todos os tipos de documentos. Cada tipo de documento terá uma nova série de numeração com uma numeração sequencial própria.

Exemplo:

Se a nova série é a série D, poderá ter uma fatura com o número FCT D-000014 e de seguida emitir uma nota de crédito com o número NCR D-000002. É criada uma nova série aplicável a qualquer tipo de documento mas cada tipo de documento terá uma numeração sequencial própria.

 

Veja com mais detalhe como tudo funciona de forma simples e intuitiva. Descarregue, gratuitamente e por tempo ilimitado, a versão de teste em www.sydfact.com

 

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