Conversão de documentos – faça depressa e bem!

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Será que já descobriu como tirar o melhor partido desta ferramenta? Permita-se conhecer um pouco melhor uma das mais úteis funcionalidades do nosso programa – a conversão de documentos.

Porque sabemos que só faz sentido desenvolver ferramentas que aumentem a eficiência das empresas e dos profissionais, desenhamos sempre os nossos produtos nesse sentido. A “conversão de documentos” do SYDFACT é um bom exemplo de uma dessas ferramentas que simplificam a sua vida. A grande vantagem desta funcionalidade é que lhe permite poupar muito tempo pois consegue, muito facilmente, gerar documentos a partir de outros já existentes. Através da “conversão de documentos” pode, por exemplo, gerar uma fatura a partir de uma fatura proforma ou de um orçamento.

Como converter documentos no SYDFACT?

É muito simples e intuitivo.

Para começar basta aceder, no menu principal à esquerda, ao separador “Documentos” e depois a “Conversão documentos”.

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A partir daqui basta escolher o documento de origem e o documento de destino e o próprio programa vai-lhe dando as indicações e os alertas necessários, passo a passo, para obter o documento pretendido.

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Mesmo que tenha de fazer alterações ao documento final não há qualquer problema pois este é gerado em estado de “rascunho”, o que lhe permite, por exemplo, acrescentar artigos ou alterar dados relativos ao cliente, ao transporte, etc…

Após a conversão, o documento final será arquivado, em estado de rascunho, na listagem dos documentos do mesmo tipo. Depois é só fazer as alterações necessárias e finalizar.

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Principais utilidades da “conversão de documentos” do SYDFACT

1 – Maior eficiência logística

Uma das utilidades mais evidentes da “conversão de documentos”, especialmente no comércio por grosso, é a possibilidade de converter todas as guias de transporte dos produtos distribuídos mensalmente numa só fatura mensal. Deste modo, toda a carga administrativa do processo de distribuição fica simplificada.

2 – Criação e utilização de minutas

Uma vez que a “conversão de documentos” também permite converter documentos de origem que ainda estão em estado de rascunho, pode utilizar esta funcionalidade para criar minutas de documentos (para situações em que existe frequentemente a transmissão de bens ou serviços semelhantes), o que lhe permite criar rapidamente documentos e alterar, em segundos, apenas os dados necessários.

3 – Correção de documentos

Muitas vezes pequenos erros de introdução de dados em documentos extensos podem fazer com que tenha necessidade de anular o documento emitido e de repetir, passo a passo, a emissão de um documento muito semelhante. Com esta ferramenta, muito utilizada e aplaudida pelos nossos clientes, poderá duplicar documentos extensos, nos quais há necessidade de fazer pequenas correções, introduzindo apenas as alterações necessárias ao documento final.

Com o SYDFACT é simples fazer depressa e bem!

 

Faça o download gratuito e experimente o SYDFACT em www.sydfact.com

 

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