Clientes devedores? Veja como o SYDFACT o pode ajudar

O atraso no pagamento das faturas pode arrasar com a saúde da tesouraria da sua empresa. Mesmo quando a carteira de clientes é bem gerida, acontece que, por vários motivos externos e internos, as dívidas surgem e por vezes permanecem.

Numa economia frágil como a atual portuguesa, muitas PME’s lidam frequentemente com clientes incumpridores.

O incumprimento pode ter diversas causas relacionadas com o cliente, entre os quais:

  • insatisfação do cliente
  • esquecimento da data do pagamento
  • cliente financeiramente desorganizado

Por outro lado, podemos também falar de uma “inadimplência negligente ou passiva”, ou seja, quando o cliente, sem querer, falta às suas obrigações no que respeita a pagar os serviços ou bens que adquiriu. Este tipo de inadimplência é mais comum do que se pode pensar e acontece muitas vezes devido à falta de organização e de ferramentas adequadas a uma boa gestão da faturação da própria empresa.

Ora vejamos alguns simples motivos que podem agravar a frequência das dívidas por parte dos seus clientes:

  • Faturas emitidas tardiamente

Muitas vezes, por dificuldades internas no processo de faturação, as faturas são emitidas e enviadas aos clientes tarde e a más horas, o que implica imediatamente que a sua liquidação seja também efetuada mais tarde. Estas situações poderão ser graves, especialmente quando, devido a má gestão interna da informação, as faturas são emitidas muito tarde, por exemplo, vários meses após a data correta. Se a cobrança destas faturas for efetuada por débito direto, o mais provável é que a transação não seja concretizada (porque o cliente pode não estar preparado para aquela operação naquele momento).

  • Faturas sem indicação do(s) meio(s) de pagamento

Um dos elementos básicos que devem ser sempre incluídos na fatura é a forma de pagamento, seja a referência multibanco seja o número da conta para a qual deverá ser transferido o valor. Se esta informação não estiver na fatura é muito fácil que o cliente coloque o documento de lado (para procurar essa informação mais tarde e fazer o pagamento) e que este fique esquecido durante algum tempo.

  • Comunicação interna deficiente

Quando a faturação de bens ou serviços não é efetuada a pré ou pronto pagamento, pode acontecer que falhas na comunicação, entre os diferentes departamentos da empresa, levem a que se perca informação relevante e que determinados bens ou serviços não sejam sequer faturados. O ideal nestas situações é que o sistema de gestão interno permita garantir que todos os serviços prestados ou bens vendidos sejam devida e atempadamente comunicados ao departamento de faturação. Do mesmo modo que os departamentos comercial e operacional deverão poder, a qualquer momento, aferir os extratos de conta dos clientes, de modo a que possam agir em conformidade, por exemplo, ajudar a interceder junto dos clientes, em caso de pagamentos em atraso.

  • Má gestão interna dos timings da cobrança

Vender e faturar de nada valem se não estiver montado um bom sistema interno de cobranças. Muitas empresas, por falta de recursos humanos ou de sistemas de informação adequados que mantenham a informação sobre as dívidas atualizada, deixam o processo de cobranças em marcha lenta. Muitas destas faturas por cobrar, quando são alvo de um processo de cobrança, já se tornaram incobráveis (ou porque o cliente está incontactável, ou porque o cliente faleceu, ou porque a empresa fechou, etc). Entretanto, muitos recursos internos respeitantes à prestação do serviço ou venda dos bens foram gastos e não haverá o respetivo retorno…

  • Inexistência de procedimentos concretos

É importantíssimo que existam procedimentos concretos sobre como efetuar as cobranças, por exemplo, se a um primeiro telefonema se antecede um e-mail com um extrato de conta do cliente, quanto tempo deverá demorar o intervalo entre cada passo que envolve a cobrança, a partir de quando é que se procede à interrupção da prestação do serviço ou fornecimento de bens e quando deve o processo ser encaminhado juridicamente. Procedimentos concretos são guidelines fundamentais para evitar a dispersão dos cobradores em procedimentos menos eficazes e permitem também avaliar a sua eficácia, sinalizar necessidades de alterações e melhorar.

  • Perfil inadequado do cobrador

Não diferente de qualquer outro funcionário que lide diretamente com clientes, aquele que tem a função de cobrar deve ter um perfil adequado a essa função. A comunicação com os clientes pode fazer toda a diferença entre manter ou perder esses clientes….Há que saber ser objetivo, incisivo, sensato e assertivo. Mas antes de qualquer uma destas características, o cobrador deve conhecer muito bem o comportamento do cliente no que respeita ao pagamento das suas faturas e ao relacionamento comercial com a empresa. Existem bons clientes que mesmo demorando algum tempo a liquidar as suas faturas, fazem-no e podem representar uma parte importante da rentabilidade da empresa, pelo que devem ser abordados com a devida prudência. Independentemente do tipo (peso) de cada cliente, a abordagem deve ser sempre o mais profissional possível.

 

Soluções SYDFACT

Com o SYDFACT a faturação é muito rápida e eficaz. É possível parametrizar à cabeça todos os detalhes dos artigos, bem como, todas condições aplicáveis a cada clientes, tais como tipo de preços, condições de pagamento, entre outros o que torna todo o processo muito simples, mesmo que o input para a faturação se atrase um pouco.

É também possível colocar notas internas sobre os clientes de modo a que seja possível ter uma espécie de cábula sobre o procedimento específico a adotar aquando da faturação e respetiva cobrança.

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Precisa de referenciar o NIB para o qual devem ser efetuados os pagamentos? Nada mais simples de resolver com este programa de faturação certificado! Basta que parametrize em todos os documentos de venda e outros, tais como o modelo de e-mail que acompanha os extratos de conta-cliente, para que o NIB (IBAN) seja incluído automaticamente. Assim não há como falhar.

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No momento de efetuar as cobranças, com o SYDFACT basta selecionar os clientes com faturas por liquidar em “Saldos de clientes” e selecionar a opção “clientes com saldo positivo”, ou seja, com faturas por liquidar.

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Conhecer o comportamento do cliente no que respeita à liquidez das suas faturas é bastante simples com o SYDFACT. Facilmente poderá aceder ao extrato de conta de cada cliente, sabendo assim, a qualquer momento, quanto já foi faturado, o que já foi pago e o que está pendente.

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A assertividade no contato com o cliente no momento da cobrança está também espelhada na forma como é feita a comunicação. Com o SYDFACT poderá optar por parametrizar os textos de e-mail, de modo a garantir que seguem de acordo com a melhor abordagem. Assim, se parametrizar essa informação, terá a certeza que, pelo menos, as comunicações escritas respeitantes ao processo de cobrança seguem de forma assertiva.

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Estes são apenas alguns detalhes do SYDFACT que revelam as várias e úteis funcionalidades deste programa de faturação certificado.

Não hesite em experimentar gratuitamente e durante o tempo que precisar. Faça o download da aplicação de teste em www.sydfact.com

 

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